Hilfe & Anleitung
So arbeiten Sie mit XRegister
Von der Registrierung bis zum ersten Beleg dauert es einen Nachmittag. Hier zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie starten, wie der Alltag an der Kassa aussieht und was Sie für die Finanz im Blick behalten sollten.
Drei Teile, ein System
Für Sie im Büro
Das Backoffice
Im Browser richten Sie alles ein: FinanzOnline, Kassen, Geräte, Produkte und Ihr Team. Hier sehen Sie jeden Verkauf, jede Rechnung und jeden Beleg.
Für Ihr Team an der Kassa
Die Kassen-App
Die App macht jedes Android-Handy und iPhone zur Registrierkasse: Verkauf erfassen, bar oder mit Karte kassieren, Beleg ausgeben, Ausgaben fotografieren.
Ganz ohne Konto
Für Ihre Kunden
Ihre Kunden bekommen ihren Beleg per E-Mail, SMS oder QR-Code und zahlen auf Wunsch einfach am eigenen Handy.
In zehn Schritten startklar
Sie erledigen das einmal, am besten in dieser Reihenfolge. Die Übersicht im Backoffice zeigt Ihnen mit der Liste „Einrichtung abschließen“, was noch offen ist.
Unternehmen registrieren
Klicken Sie auf „Kostenlos registrieren“, tragen Sie Ihr Unternehmen ein und bestätigen Sie den Link, den wir Ihnen per E-Mail schicken.
Anmelden — ohne Passwort
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Wir schicken Ihnen einen 6-stelligen Code, und schon sind Sie drin.
Unternehmensdaten prüfen
Unter Einstellungen → Unternehmen gehört Ihre UID- oder Steuernummer hinein, denn darauf wird Ihr Signaturzertifikat ausgestellt. Ein Logo für Ihre Rechnungen können Sie gleich mit hochladen.
FinanzOnline verbinden
Tragen Sie die Zugangsdaten eines FinanzOnline-Webservice-Benutzers ein. Ihre Steuerberatung hilft gern beim Anlegen. Ab dann melden wir Kassen und Signatureinheiten für Sie.
Kartenzahlung einrichten
Unter Einstellungen → Zahlungsdaten wählen Sie Ihren Zahlungsanbieter und schließen dessen kurze Identitätsprüfung ab. Wer nur Bargeld nimmt, überspringt diesen Schritt.
Signatureinheit wählen
Wählen Sie das Paket Basic oder Advanced. Wir besorgen die Signatureinheit für Sie, mit A-Trust haben Sie nichts zu tun. Danach schließen Sie das Abonnement ab.
Kasse anlegen
Unter Kassen geben Sie ihr einen Namen, etwa „Theke“. Der Startbeleg entsteht sofort, die Meldung an FinanzOnline läuft automatisch.
Gerät hinzufügen
Unter Geräte verbinden Sie ein Handy mit der Kasse. Sie bekommen eine Gerätenummer und eine 6-stellige PIN.
Am Handy anmelden
XRegister-App installieren, Gerätenummer und PIN eingeben, fertig. Das Handy bleibt ein ganzes Jahr angemeldet.
Sortiment und Team
Legen Sie Ihre Produkte an, passen Sie die Ausgabenkategorien an und laden Sie Ihre Mitarbeiter ein.
Eine Signatureinheit reicht für alle Ihre Kassen. Jede Kasse braucht nur ihr eigenes Handy oder Tablet.
Der Alltag an der Kassa
Verkauf erfassen
Tippen Sie auf „Verkauf erfassen“ und fügen Sie Positionen hinzu: einen Betrag eintippen, ein Produkt antippen oder einen Favoriten wählen. Ihre häufigsten Preise speichern Sie als Favorit, dann sind sie nur einen Tipp entfernt. Alle Preise sind Bruttopreise.
Kassieren, wie der Kunde will
Bargeld, Karte am Handy oder Kartenleser, „Zum Bezahlen scannen“ per QR-Code am Handy des Kunden — oder auf Rechnung. Bei einer Rechnung wird der Beleg signiert, sobald Sie sie im Backoffice als beglichen markieren.
Beleg ausgeben
Drucken, per E-Mail oder SMS schicken, als QR-Code zeigen oder als PDF teilen. Jeder Weg führt zum selben signierten Beleg.
Vertippt? Stornieren
Öffnen Sie den Verkauf unter „Verkäufe“ und wählen Sie „Verkauf stornieren“. Der Originalbeleg bleibt erhalten, dazu entsteht ein Stornobeleg. So will es die RKSV — gelöscht wird nie etwas.
Kein Netz? Kein Problem
Barverkäufe funktionieren auch ohne Verbindung. Die App schickt sie nach, sobald das Handy wieder online ist. Für Kartenzahlungen braucht es eine Verbindung.
Ausgaben, ohne Schuhkarton
Tankbeleg, Parkticket, Büromaterial: Fotografieren Sie den Beleg gleich an der Kassa. Er landet mit Betrag und Kategorie im selben Archiv wie Ihre Verkäufe.
Ausgabe erfassen
In der App unter „Ausgaben“ tippen Sie auf „Beleg scannen“ oder „Foto hinzufügen“, tragen den Betrag ein, wählen die Kategorie und speichern.
Eigene Kategorien anlegen
Gehen Sie im Backoffice zu Einstellungen → Ausgabenkategorien und klicken Sie auf „Kategorie hinzufügen“. Geben Sie einen Namen ein, suchen Sie ein Symbol und eine Farbe aus und speichern Sie. Die Kassa bietet die Kategorie beim nächsten Öffnen der Liste an. Kategorien, die Sie nicht mehr brauchen, archivieren Sie einfach — die Ausgaben darunter bleiben, wie sie sind.
Ab zur Steuerberatung
Unter „Ausgaben“ im Backoffice exportieren Sie alle Ausgaben eines Zeitraums als CSV-Datei, samt angehängten Belegen im Archiv.
Ihr Backoffice auf einen Blick
Übersicht
Heutiger Umsatz, Ihre Kassen und Hinweise, wenn etwas Ihre Aufmerksamkeit braucht.
Rechnungen
Ist das Geld da, markieren Sie die Rechnung als beglichen und geben an, ob per Überweisung, bar oder mit Karte.
Zahlungslink
Ein Betrag, ein Link — Ihr Kunde zahlt bequem am eigenen Handy, der Verkauf wird automatisch gebucht.
Berichte
Umsatzübersicht nach Zahlungsart und Steuersatz, und für eine Betriebsprüfung der DEP-Export Ihrer Kasse.
Handy verloren?
Unter Geräte auf „Deaktivieren“ tippen — das Handy ist sofort abgemeldet. Für ein Ersatzgerät erneuern Sie die PIN und melden das neue Handy an.
Ihr Team
Unter Einstellungen → Benutzer & Rollen laden Sie Mitarbeiter ein und legen fest, wer was sehen darf — vom Administrator bis zum Buchhalter.
Was die Finanz von Ihnen erwartet
Den Großteil der Registrierkassenpflicht erledigt XRegister für Sie: Belege signieren, Kassen melden, Monats- und Jahresbelege ausstellen und prüfen. Ein paar Dinge bleiben bei Ihnen:
- Jeder Kunde bekommt einen Beleg — gedruckt, geschickt oder als QR-Code.
- Start-, Jahres- und Schlussbeleg drucken oder als PDF aufbewahren.
- Reagieren Sie auf Hinweise in der Übersicht. Meist reicht es, die FinanzOnline-Zugangsdaten neu einzugeben.
- Eine Kasse, die Sie nicht mehr brauchen, nehmen Sie im Backoffice außer Betrieb, statt sie einfach liegen zu lassen.
Ihre Aufzeichnungen bewahren wir sieben Jahre auf, wie es das Gesetz verlangt — auch wenn Sie kündigen.
Was es kostet
Ein monatlicher Betrag pro Kasse, dazu einmal alle fünf Jahre das Paket für Ihre Signatureinheit. Alle Preise finden Sie bei den Preisen auf unserer Startseite.
Zu den Preisen →Häufige Fragen
Die App sagt, Gerätenummer oder PIN stimmen nicht.
Prüfen Sie beides im Backoffice unter Geräte. Wurde die PIN erneuert, gilt die alte nicht mehr.
Warum muss ich mich am Handy neu anmelden?
Ein Handy bleibt ein Jahr angemeldet. Früher passiert das nur, wenn das Gerät im Backoffice deaktiviert oder entfernt wurde.
Ich kann keine Kasse anlegen.
Zuerst müssen Ihre FinanzOnline-Zugangsdaten bestätigt sein, und für die Signatureinheit braucht es Ihre UID- oder Steuernummer.
An der Kassa fehlt die Kartenzahlung.
Dem Gerät muss ein Zahlungsanbieter zugewiesen sein, und dessen Identitätsprüfung muss abgeschlossen sein.
Meine neue Ausgabenkategorie erscheint nicht.
Öffnen Sie die Kategorienliste in der App einmal mit Internetverbindung und achten Sie darauf, dass die App aktuell ist.
Noch Fragen?
Schreiben Sie uns — wir helfen gern weiter, auf Deutsch und ohne Warteschleife.